La lettre d’observations de l’URSSAF doit précisément identifier les documents consultés par l’inspecteur du recouvrement

 

L’article R. 243-59 du Code de la sécurité sociale dispose qu’ « à l’issue du contrôle (..), les agents chargés du contrôle mentionnés à l’article L. 243-7 communiquent au représentant légal de la personne morale contrôlée ou au travailleur indépendant une lettre d’observations datée et signée par eux mentionnant l’objet du contrôle réalisé par eux ou par d’autres agents mentionnés à l’article L. 8271-1-2 du code du travail, le ou les documents consultés, la période vérifiée, le cas échéant, la date de la fin du contrôle et les observations faites au cours de celui-ci ».

Il en résulte que la lettre d’observations doit mentionner l’ensemble des documents consultés par l’inspecteur du recouvrement ayant servi à établir le bien-fondé du redressement.

La liste des documents consultés doit être complète et précise




Dans une espèce, la Cour d’appel de Caen a jugé[1] :

« Après avoir rappelé l’objet du contrôle, la période vérifiée et la date de fin de contrôle, la lettre d’observations indique :

‘LISTE DES DOCUMENTS CONSULTES POUR CE COMPTE

Extrait Kbis

Statuts

PV des Assemblées générales

DADS-U

Tableaux récapitulatifs

Etat de paie collectifs

Bulletins de salaire

Litiges prud’homaux

Dossiers de licenciement

Dossiers de rupture conventionnelle

Grand Livre

Balance générale

Des pièces comptables

Registre unique du personnel

Des justificatifs des frais professionnels

Contrats de prévoyance complémentaire et/ou mutuelle’.

 

Cette liste de pièces précise donc uniquement la nature des documents consultés, par exemple : ‘bulletins de paie’ ou ‘litiges prud’homaux’ ou encore ‘dossiers de licenciement’.

 

Ainsi, à l’exception de l’extrait Kbis, des statuts, du registre unique du personnel, qui constituent des pièces identifiables, les autres documents ne peuvent être précisément identifiés.

 

On ignore ainsi à quels tableaux récapitulatifs, quels états de paie collectifs, quels bulletins de salaire, quels litiges prud’homaux, quels dossiers de licenciement et quels dossiers de rupture conventionnelle, il est fait référence.

 

Il en est de même des pièces comptables, des justificatifs de frais professionnels ou encore des contrats de prévoyance complémentaire et/ou mutuelle.

 

En l’absence de précisions relativement à la date des PV des assemblées générales, du Grand Livre ou de la Balance générale, il n’est pas possible d’identifier précisément les documents visés.

 

La liste des pièces mentionnée en page 2 est trop imprécise pour justifier du respect de l’obligation de mentionner dans la lettre d’observations, ‘le ou les documents consultés’ comme l’impose l’article R. 243-59 du code de la sécurité sociale.

 

On relèvera qu’immédiatement après cette liste des pièces, la lettre d’observations vise ensuite distinctement chaque chef de redressement.

 

Or, à l’exception des chefs n° 13 et 16, pour lesquels la lettre d’observations renvoie à des pièces précises : ‘étude de la comptabilité (compte 64581 Mutuelle [5])’ au titre du chef n° 13 et ‘étude de la comptabilité , compte 6712’ au titre du chef n° 16, les autres chefs ne visent aucun document précisément identifiable.

 

Pour les chefs n° 1, 2, 4, 5, 6, 7, 8, 18 et 19, la lettre d’observations ne vise aucune pièce en particulier et ne renvoie à aucune annexe.

 

Pour le chef n° 9, la lettre d’observations renvoie aux ‘documents sociaux’ sans plus de précisions, ce qui ne permet pas d’identifier précisément les documents consultés.

 

Pour le chef n° 10, la lettre d’observations renvoie à des ‘bulletins de salaire’ sans plus de précisions. Il est indiqué en outre : ‘vous trouverez ci-joint le détail des salariés concernés chaque mois, sur les 3 années’. Ce renvoi ne permet pas en lui même d’identifier les pièces consultées pour ce chef de redressement, étant rappelé que les annexes sont constituées de tableaux de calcul.

 

Pour le chef n° 11, la lettre d’observations renvoie aux ‘documents sociaux’ sans plus de précisions ce qui ne permet pas d’identifier précisément les documents consultés. Il est indiqué en outre : ‘vous trouverez en annexe jointe le détail des bases retenues par salarié’. Ce renvoi ne permet pas d’identifier les pièces consultés pour ce chef de redressement, étant rappelé que les annexes sont constituées de tableaux de calcul.

 

Pour le chef n° 12, la lettre d’observations indique seulement ‘il a été constaté que des salariés percevaient des primes de chiens’ sans précisions sur le ou les documents ayant permis ce constat. Il est en outre renvoyé à une annexe pour le calcul du redressement : ‘vous trouverez ci-joint le détail des régularisations ..’. Ce renvoi ne permet pas de déterminer sur le fondement de quel(s) document(s) les primes de chiens ont été évaluées.

Pour le chef n° 17, il est seulement indiqué : ‘il a été constaté à l’étude de la comptabilité ..’ sans plus de précisions sur la pièce ou les pièces comptables qui ont été consultées pour établir ce constat.

 

Pour les chefs n° 3, 14, 15, la lettre d’observations ne vise aucune pièce, mais renvoie à des annexes dans les termes suivants :

– chef n° 3 : ‘vous trouverez en annexe le détail des régularisations par salarié et par année’

– chef n° 14 : ‘un nouveau calcul a donc été effectué (…) vous en trouverez le détail en annexe’

– chef n° 15 : ‘vous trouverez le détail en annexe’.

Ces différents renvois ne permettent pas d’identifier les pièces sur lesquelles l’agent de contrôle s’est fondé, étant rappelé que les annexes sont constituées de tableaux de calcul.

 

Il résulte de ces éléments que la lettre d’observations ne mentionne pas précisément le ou les documents consultés à l’exception des documents ayant servi à établir les chefs n° 13 et n° 16 dont les montants respectifs s’élèvent à 492 euros et 62 euros.

 

La société s’est donc trouvée dans l’impossibilité de discuter la portée ou la valeur probante des documents ayant fondé les autres chefs qui représentent la quasi-totalité du redressement.

 

Contrairement à ce qu’affirme l’Urssaf, il résulte du courrier du 4 janvier 2019 et du recours de la société du 11 juin 2019, qu’elle a contesté dès le début de la période contradictoire puis lors de la saisine de la commission de recours amiable, la régularité de la lettre d’observations. Aux termes de ce recours, elle indique en effet : ‘en l’état, la lettre d’observations est irrégulière’, peu importe qu’elle se réfère à des motifs de nullité différents de celui afférent à la mention dans la lettre d’observation des documents consultés par l’agent de contrôle.

 

Compte tenu de ces observations, la société est bien fondée à invoquer la nullité de la lettre d’observations et par voie de conséquence, l’irrégularité de l’ensemble du redressement consécutif dont la mise en demeure.

 

Le jugement sera donc confirmé en ce qu’il a déclaré recevable et bien fondé le recours de la société, dit que la procédure de contrôle et de redressement est irrégulière, annulé la mise en demeure du 13 mai 2020 et débouté les parties de leurs autres demandes. »

 

Dans une autre espèce, la Cour d’appel de Versailles a jugé[2] :

« Pour apprécier le chef de redressement n° 12, Contribution patronale sur les attributions d’options de souscription, d’achat d’actions, l’URSSAF a mentionné : ‘La SAS [8] a consenti via 2 plans successifs (plans du 13/12/2012 et du 26/02/2014) des options d’actions au bénéfice de certains salariés.

 

La liste des bénéficiaires ainsi que le nombre d’actions attribuées ont été présentés lors du contrôle et sont conformes aux éléments déclarés sur les DADS au titre des périodes 2012 et 2014.’

 

La lettre d’observations ne précise pas clairement que les plans d’options d’achat d’actions ont été produits et consultés par l’URSSAF mais seulement la liste des bénéficiaires et le nombre d’actions attribuées.

 

De même, des rapports de valorisation du 21 décembre 2012 et du 10 mars 2014 émanant de [X] sont visés sans qu’il soit clairement indiqué que ces documents ont été consultés par l’URSSAF.

 

Il résulte de ce texte que la méconnaissance par l’organisme de recouvrement des garanties qu’il prévoit au bénéfice du cotisant n’emporte la nullité de l’ensemble de la procédure de contrôle et de redressement que si l’irrégularité affecte chacun des chefs de redressement envisagés (2e Civ., 8 juillet 2021, n° 20-16.846, F-B).

 

En l’espèce, l’absence d’indication des documents consultés n’affecte que le chef de redressement n° 12 et non la validité des autres chefs.

 

Ainsi, seul le chef de redressement n° 12 sera annulé et l’URSSAF condamné à restituer à la société la somme de 5 569 euros. »

 

 

[1] Cour d’appel de Caen – 2ème chambre sociale 27 juin 2024 / n° 22/02302

[2] Cour d’appel de Versailles – Ch.protection sociale 4-7 27 juin 2024 / n° 23/01647

 

 




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Eric ROCHEBLAVE – Avocat Spécialiste en Droit du Travail et Droit de la Sécurité Sociale

 Eric ROCHEBLAVE
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Avocat Montpellier Eric ROCHEBLAVE

Avocat Spécialiste en Droit du Travail
et Droit de la Sécurité Sociale
Barreau de Montpellier
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Lauréat de l’Ordre des Avocats
du Barreau de Montpellier

Lauréat de la Faculté
de Droit de Montpellier

DESS Droit et Pratiques des Relations de Travail
DEA Droit Privé Fondamental
DU d’Études Judiciaires
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